Datenschutzerklärung Whistleblowersystem
1. Ziel
Das Ziel dieser Datenschutzerklärung ist die Sicherstellung der datenschutzpflichtigen Informationen.
2. Zweck des Whistleblower-Systems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem dient der sicheren und vertraulichen Entgegennahme, Bearbeitung und Verwaltung von Hinweisen auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und den Verhaltenskodex von Das Kurhaus Bad Gleichenberg GmbH. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystem beruht auf dem berechtigten Interesse unseres Unternehmens, Missstände aufzudecken, zu verhindern und damit Schaden von unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitern, Verbrauchern und Kunden abzuwenden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung personenbezogener Daten ist Artikel 6 (1) lit. f DSGVO.
3. Verantwortlicher
Die für den Datenschutz des Hinweisgebersystems zuständige Stelle ist
das Unternehmen „Das Kurhaus Bad Gleichenberg GmbH“ als Verantwortlicher für die Verarbeitung (im Folgenden „Das Kurhaus“ genannt). Das Hinweisgebersystem wird über einen Link auf der Webseite (https://derpfaddeslebens.at/hinweisgebersystem/) aufgerufen. Die Hinweise werden über das dortige Formular eingegeben und per E-Mail an ein Postfach gesendet. Der Zugriff auf die Daten ist nur für autorisierte Personen möglich. Dritte haben keinen Zugriff auf die Daten. Alle Daten werden verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert.
4. Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten
Das Kurhaus Bad Gleichenberg GmbH
Untere Brunnenstraße 36
8344 Bad Gleichenberg
[email protected]
5. Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem einreichen, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen:
- Namen, sofern Sie Ihre Identität preisgeben,
- ob Sie bei der Das Kurhaus Bad Gleichenberg GmbH beschäftigt sind und
- ggf. Namen von Personen und andere personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung erwähnen.
6. Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Informationen werden von einem engen Kreis autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter von Das Kurhaus entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Diese prüfen den Sachverhalt und führen ggf. eine weitere fallbezogene Klärung des Sachverhalts durch.
7. Empfänger von personenbezogenen Daten
Bei der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer speziellen Untersuchung kann es erforderlich sein, dass Informationen an andere Mitarbeiter im Kurhaus weitergegeben werden. Diese Stellen sind Strafverfolgungs-, Verwaltungsbehörden, Betriebsrat, Auftragsverarbeiter. Jeder, der Zugang zu den Daten hat, ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.
8. Informationen über den Beschuldigten
Wir sind gesetzlich verpflichtet, den Beschuldigten darüber zu informieren, dass wir Informationen über ihn erhalten haben, sobald diese Informationen die Weiterverfolgung der Informationen nicht mehr gefährden. Ihre Identität als Hinweisgeberin oder Hinweisgeber wird – soweit gesetzlich zulässig – nicht preisgegeben.
9. Rechte der betroffenen Personen
Nach europäischem Datenschutzrecht (DSGVO) haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht ausgeübt, prüfen wir unverzüglich, inwieweit die gespeicherten Daten noch zur Bearbeitung eines Hinweises erforderlich sind. Daten, die nicht mehr benötigt werden, werden unverzüglich gelöscht. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
10. Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es für die Klärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erforderlich ist, ein berechtigtes Interesse von Das Kurhaus besteht oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Abschluss der Informationsverarbeitung werden diese Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht:
- 5 Jahre ab letztmaliger Verwendung / bis zur Abwicklung eines Verfahrens,
- Protokolldaten nach 3 Jahren ab Wegfall der Aufbewahrungspflicht.
